pajautā! - biroja adminstrators

es to izprotu, ka biroja dzīves organizēšanu. Respektīvi, ienākošais/izejošais pasts, telefona zvani, m;iļā kopējamā mašīna, līgumu sagatavošana, kafijas vārīšana utt.

nu tas pieder pie tā "kā tas reāli notiek varumā biroju" variantā. un vispār jau katrs pats var kafiju sev sataisīt, kā vēlas :)

no peiredzes - katrā organizācijā zem šī amata bija pabāztas pilnīgi atšķirīgas lietas, sākot ar lampas nomaiņu šefa mašīnai un beidzot ar prezentāciju gatavošanu, un amata apraksti katrā vietā tāpat nebija dažādi, plus reālajā dzīve'vēl iekļāva lietas, kas tur nebija minētas, tāpēc - katrs gadījums ir specifisks un zem šī nosaukuma var slēpties dajebkas. nav vairs padomju laiku, kad bija amatu klasifikators un viss notika stingri pēc apraksta

piekrītu visam augstāk minētajam. vien vēl svarīga lieta - par cik lielu biroju ir runa.

Ja Tev ir kaut nedaudz ambīcija darīt kaut ko pa savu specialitāti, tad ignorē tādus piedāvājumus, jo tas nozīmē- sekretāre ar atbildību entajā pakāpē., man, piemēram bija:

- dokumentu plūsmas un aprites nodrošināšana (ienākošais, izejošais pasts un e-pasts- rūpējies un skraidi visiem pakaļ, vai viņi ir ne tikai saņēmuši ziņas, bet arī izdarījuši to, ko vajag, jo Tu, kā, biroja administrātors, organizē biroja sadzīvi!)

- dokumentu sagatavošana un noformēšana- līgumi, rēķini, iesniegumi, vēstules, izziņas, pilnvaras u.c.- pilnīgi viss, ko kādam vaig! Pie tam korekti- vēstule lai ir tā, kā boss licis, līgums uzņēmuma interesēs- Tu, kā dokumenta sastādītājs, esi par visu atbildīgs (pofig, ka neesi jurists)

- tulkošanas darbi (man bija no/uz latviešu un angļu valodām- un saturs var būt jebkas firmas vajadzībām, gan teh.specifikācija, gan izziņa priekšnieka jahtai)

- dažādu pasākumu (semināru, tikšanos u.c.) organizēšana;- paraleli ikdienas darbam Tu arī sastādi ēdienkartes, ar roku sien bantītes ielūgumiem, izsūti visiem ielūgumus (personu datubāze, lōģiski, pašam ar jāgatavo) un atzvani visiem, vai jamie būs klāt.

- komandējumu organizēšana (aviobiļešu, viesnīcu rezervēšana- ja kāds izdomā pēdējā brīdī kur aizdoties, kad viss ir booked- tad arī sēdi tik ilgi, kamēr atradīsi, kur viņu izmitināt);

- biroja ikdienas darba nodrošināšana- jebkas, ko Tev palūdz- noorganizē vakariņas, pasūti jaunus telefōna aparātus, lai tie, kas aizmirsuši laikus- dabūn viņiem jaunas degvielas uzpildes kartes, boss grib akvāriju- davai ievāc info un sāc modelēt, pazvani un noskaidro, vai bosa dēli ir piecēlušies uz eksāmeniem. Un, protams- lai vienmēr viss offisā būtu- ko ēst, dzert, dibenu noslaucīt, un rastāmie. Vēl vairāk- būtu labi arī, ja mazgātu traukus aiz visiem.

- atbalsts darbiniekiem dažādos ikdienas darba jautājumos- tas ir tā, ka kāds kaut ko laikus naz izdarījis, tāpēc pēdējā brīdī tiek piesaistīti visu spēki "lietas labā"- tobiš paliec pēc darba un atnāc brīvdienās palīdzēt, teiksim, pārdevējam, kurš laikus nav sagatavojis piedāvājumu.

- darbs ar uzņēmuma programmu 1C Trade ( preces plūsmas nodrošināšana, t.i. sākot no klienta pasūtījuma pieņemšanas un nosūtīšanas piegādātājam, līdz pat preču piegādei klientam)- šī programma bija man, bet vispār var prasīt sākt koordinēt arī visu citu, ja kompānija, ko piedāvā un pārdod- nu,tā, teiksim,lai menedžeriem būtu tikai jāaizbrauc un jāpadzer kafija, pafr pārējo pasūtījuma izpildi esi atbildīgs Tu.

- preces/ kravu izsekošana (darbs ar loģistikas kompānijām)- ja ir tāda specifika, tad rēķinies, ka būš jāteik galā ar visiem "kāpēc vēl nav?"

- naudas plūsmas izsekošana (izrakstītie/ apmaksātie rēķini par preci)- palīdzēsi grāmatvedim un katru mēnesi veidosi entās excel tabulas un līknes par naudas plūsmu, pluss- visu vietā pildīsi dažādas atskaites, apkoposi čekus, skaitīsi cik visiem pienākas nauda par benzīnu vai reprezentācijas izdevumiem- JO TU TAČU ESI ATBILDĪGAIS! Rūpējies, lai visur bū†u pareizi dokumenti, akti un pilnīgi korekti.


Paralēli tam visam Tev var paprasīt jebko- vaig steidzami cilvēkam vīzu dabūt par katru cenu , vai teiksim karto papīrus visām lietām (jahtas, mašīnas, iekārtas), kas ir uz firmu, kā pamatlīdzeklis, bet reāli priekšnieka vaļasprieks, pēkšņi offisā neliels seminārs uz 30 pers.?- davai, sāc taisīt kafiju un grietz plātsmaizes, dabūn visu ko vaig un paralēli atbildi uz telefōnzvaniem.


karoč- tā. mana subjektīva pieredze.

paldies, esmu jau prom :)

meklēju jaunu darbu. ir visādi kuriōzi darba meklēsanas procesā, bet viens bija, ka paralēli visam šim (ka pilnīgi katrs papīrs "iziet caur Tevi") būtu jāiegūst arī tiesības pēc iespējas ātrāk (pa saviem līdzekļiem, firmas vajadzībām), jāpārņēm arī pārdevēja funkcijas (nu, tos pasūtījumus, kas nav lieli un svarīgi, bet jāsagatavo piedāvājumus un jāsaglabā attiecības, gadījumā ja būš kas naudas izteiksmē saistošāks)..un, pats labākais!- firma tirgo metāla stalažas/stendus, nu piemēram, izstādēm un tagad izdomājuši paplašināties un tirgot ne tikai metāla konstrukcijas, bet arī plakātus, izkārtnes, ko likt virsū, tas nozīmē, ka man, kā biroja aministratorei, paralēli būtu jāapgūst arī photoshops, corelis vai ilustrators, un jāmaketē!

un par visu šo es nākotnē (perspektīvā) varēšot saņemt 400ls ! (laikam būtu kredīts jāņem, lai noliktu tiesības)

nu, tāpēc ar neparakstījos, jo izdalot- nevienam no nabaga 4 cilvēkiem nesanāk pat minimālā alga :)